Jak uniemożliwić drukowanie komórek w programie Excel

Jeśli używasz pakietu Office 2010, pod “Plik -> Drukuj -> Ustawienia strony -> Arkusz (zakładka)”, ustawienie dla “Obszar wydruku” powinno być tym, czego szukasz. W moim przykładzie tylko kolumny A:J zostaną wydrukowane; jednak wszystko jest widoczne podczas przeglądania na ekranie.

Tak wygląda okno dialogowe:

Może to być również dostępne jako “Układ strony” → “Ustawienia strony” → (przycisk narożny) → “Ustawienia strony” → “Arkusz”:

To rozwiązanie nie wymaga podejmowania specjalnych działań przed i po każdym wydruku pliku. Opiera się na pomyśle użycia “Obszaru wydruku”, jak sugerowali Terence i Don Livezey. Umieść komórkę(i), których nie chcesz drukować poza obszarem wydruku. Jeśli to Ci wystarczy, to gotowe.

Ale możesz chcieć, aby wykluczona komórka (komórki) pojawiła się wewnątrz obszaru drukowania podczas edycji arkusza.  W takim przypadku, dla każdej komórki, którą chcesz wyświetlić, ale nie drukować:

• Wstaw “kształt”.  (Najlepiej sprawdza się prostokąt.)  Umieść go nad komórką, w której chcesz, aby pojawiły się dane.  Sformatuj go wizualnie tak, jak chcesz.  Najlepiej, aby nie miał linii obramowania.  Ustaw kolor wypełnienia na taki, jaki chcesz dla koloru tła, lub bez wypełnienia, aby kolor wypełnienia komórki bazowej był widoczny (i aby sam kształt był niewidoczny).
• Skonfiguruj kształt tak, aby wyświetlał zawartość wybranej komórki, zaznaczając kształt, a następnie wpisując odnośnik (np. =D15) do paska formuły na górze.  Nie wpisuj po prostu do kształtu; jeśli to zrobisz, formuła (=D15) zostanie wyświetlona dosłownie.
• Kliknij prawym przyciskiem myszy na kształt i wybierz “Formatuj kształt”.  W sekcji Właściwości możesz wybrać, czy kształt jest drukowany, czy nie (usuwając zaznaczenie pola wyboru “Drukuj obiekt”).  (W programie Excel 2013 znajduje się to w sekcji “Opcje kształtu” → “Rozmiar i właściwości” → “Właściwości”).

Aby to osiągnąć, możesz zastosować normalne formatowanie (nie warunkowe). Zaznacz komórkę, wiersz i/lub kolumnę i przejdź do zakładki “Formatuj komórki”, która jest dostępna poprzez wstążkę (“Strona główna” → “Komórki” → “Format”) lub skrót klawiaturowy Ctrl+1.

W zakładce “Liczba” wybieramy Kategoria = “Niestandardowa” i w polu “Typ” wpisujemy:

"";"";"";""

lub po prostu

;;;

To mówi Excelowi, aby wyświetlił pusty ciąg, jeśli komórka zawiera liczbę dodatnią, liczbę ujemną, zero lub (nie-numeryczny) tekst. Tak więc każda wartość, która nie jest błędem, zostanie ukryta na ekranie i po wydrukowaniu.

Rozwiązałem ten sam problem, tworząc osobny arkusz i kopiując link do informacji w nim zawartych. Aby to zrobić, zaznacz cały oryginalny arkusz i skopiuj go (Ctrl+C). Przejdź do nowego arkusza i kliknij prawym przyciskiem myszy pierwszą komórkę. Wybierz ikonę łącza w opcjach wklejania. Wszystko, co zostanie wklejone, będzie niesformatowane, więc będziesz musiał to poprawić. Puste komórki będą zawierały zera. Można to skorygować, przechodząc do “Plik” → “Opcje” → “Zaawansowane” i odznaczając pole “Pokaż zero w komórkach, które mają wartość zerową”.

Możesz teraz usunąć wszystkie komórki, wiersze lub kolumny, których nie chcesz, aby pojawiały się na wydrukach. Arkusz wydruku będzie aktualizowany w miarę aktualizacji oryginalnego arkusza.

Jeśli, tak jak ja, masz arkusz podstawowy, który kopiujesz na różne okresy czasu lub do różnych celów, możesz utworzyć ten arkusz wydruku dla arkusza podstawowego. Kiedy będziesz potrzebował nowej pary, po prostu skopiuj oba arkusze, a nowy arkusz wydruku połączy się z nowym arkuszem.

Kiedy potrzebowałem zrobić to, o czym mówisz, co bym zrobił, to:

Użyj funkcji w edytorze kodu (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

aby ukryć kolumny lub wiersze, wykonaj wydruk, a następnie je odsłoń.

Przykład:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

Albo zmienić odpowiednią część, aby ukryć kolumny (ten przykład ukrywa kolumny B i D):

With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

Albo ukryć wszystkie wiersze z pustą komórką w kolumnie A:

With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Linki:

• Ukrywaj wiersze, kolumny lub komórki podczas drukowania arkusza
• Zapobiegaj drukowaniu określonych komórek
• Jak dodać VBA w MS Office .

Nie mam wystarczająco dużo punktów reputacji, aby komentować inne posty, więc dodam “odpowiedź” z kilkoma spostrzeżeniami. Miałem taką samą lub podobną potrzebę i są plusy i minusy różnych podejść.

• Ustawienie obszaru wydruku: Może to działać w zależności od układu arkusza, ale nie radzi sobie zbyt dobrze z wyborem niekontrastowego obszaru wydruku. Lub, być może, obsługuje to bardzo dobrze, ale wybrane podejście nie działa w moim przypadku. Na przykład, jeśli mam arkusz kalkulacyjny z kolumnami A-E i chcę ukryć kolumny B i D na wydruku, to każda drukowana kolumna {A, C, E} jest umieszczana na osobnej stronie. Nie do końca to, co chciałem.

• Ustawienie tekstu jako białego na białym: Może działać w niektórych przypadkach, ale BEWARE to nie zapobiega wyciekowi ukrytych danych. Jeśli próbujesz ukryć poufne informacje, wiedz, że jeśli wydrukujesz do PDF, dane te będą nadal obecne w pliku PDF. Nawet jeśli jest to białe na białym, to nadal tam jest i może być skopiowane / wklejone z pliku PDF.

Preferuję podejście, które wykorzystuje makra do ukrywania wybranych kolumn podczas drukowania, chociaż zdaję sobie sprawę, że może to nie mieć zastosowania lub nie być najlepszym wyborem we wszystkich sytuacjach.

Możesz “ukryć” całe wiersze lub kolumny, klikając prawym przyciskiem myszy na wiersz/kolumnę i wybierając opcję “Ukryj”. Spowoduje to, że wiersz/kolumna nie będzie drukowana (lub wyświetlana). Jeśli masz wiele wierszy/kolumn, możesz je zaznaczyć poprzez “przeciągnięcie kliknięciem”, jeśli znajdują się obok siebie lub poprzez Ctrl+kliknięcie, jeśli nie znajdują się obok siebie. Gdy wiersze/kolumny są ukryte, ich numer/litera nie jest wyświetlana. Aby je ukryć, wystarczy zaznaczyć wiersze/kolumny po obu stronach, kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję “Ukryj”.

Nie jestem pewien, czy można zapobiec drukowaniu pojedynczych komórek w inny sposób niż zmiana koloru czcionki. Możesz być w stanie zautomatyzować to za pomocą formatowania warunkowego.

Aby zapobiec drukowaniu wiersza lub kolumny możesz ukryć je przed widokiem:

1. Zaznacz wiersz(y)/kolumnę(y)
2. Kliknij na nie prawym przyciskiem myszy
3. Wybierz “Ukryj” z menu kontekstowego

Alternatywnym sposobem jest utworzenie grupy, a następnie jej zwinięcie:

1. Wybierz wiersz(y)/kolumnę(y)
2. Wybierz zakładkę Dane (na wstążce) - przycisk Grupa w grupie Outline

Teraz możesz szybko zwinąć/rozwinąć wiersz(y)/kolumnę(y) do edycji/drukowania.

Obejrzyj również film opisujący wiele sposobów ukrywania komórek (w tym opisany powyżej).

Poszedłem drogą “czystej zawartości” i mogę powiedzieć, że w pracowitym dniu nie jest trudno zapomnieć o cofnięciu czegoś tylko ze względu na drukowanie.

Mój proces polega na posiadaniu “roboczej” (źródłowej) zakładki, z komunikatem “nie dotykać” dla wszystkich kolegów pracujących w moim pliku, a także zakładki “drukuj” (docelowej), która czerpie bezpośrednio z zakładki roboczej, bez konieczności martwienia się o czyszczenie, ukrywanie lub pamiętanie o odłożeniu z powrotem.

Kiedy aktualizuję źródło, miejsce docelowe otrzymuje wszystkie informacje, których potrzebuje, a ja nie tracę godzin pracy, które powinienem był lepiej wykorzystać na tworzenie kopii zapasowych.

Także, zrób kopię zapasową swoich plików, hehe.

Zdrowie

Pamiętając o poprzedniej poradzie , że biała czcionka może być widoczna na wydruku PDF, używam następującej techniki:

Używam komórki poza obszarem wydruku z wpisem “1” lub “0”.

Następnie odwołuję się do tego pola w formatowaniu warunkowym wszystkich komórek, które nie muszą być drukowane.

Jeśli A1=0 to ustaw format na białą czcionkę.

Jeśli A1=1 to ustaw format na czarny lub dowolny kolor czcionki.

Drugi wiersz może nie być wymagany, ale pozwala również na zaznaczanie obszarów przy użyciu różnych liczb dla zakresu lub pojedynczych komórek do wybranego tła, obramowania i czcionki poprzez wybranie zakresu liczb w komórce A1.

Oprócz ukrywania kolumn lub wierszy, jak zasugerowano powyżej. Możesz spojrzeć na widoki niestandardowe jako prosty sposób na zastosowanie i usunięcie tego, czego nie chcesz pokazać.

Na przykład, jeśli drukujesz jedną kolumnę dla sprzedawcy, inną dla magazynu, a jeszcze inną ze wszystkim, możesz utworzyć widok niestandardowy dla każdego z nich i łatwo przełączyć się na dowolny z nich.

Innym prostym sposobem jest tymczasowe wyczyszczenie zawartości komórki poprzez zaznaczenie wybranych komórek - kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz “Wyczyść zawartość”.

Teraz możesz wydrukować, a następnie kliknąć przycisk Cofnij i wszystko wróci do normy.